سياسة الخصوصية

من نحن، وما الذي تغطّيه هذه الصفحة

ديوان منصّة لإدارة الاجتماعات والمهام والأرشيف، تصدر عن Smart Vision، وتعمل على النطاق diwan.im. تغطّي هذه السياسة كل ما يجري على هذا النطاق.

عميلنا هو المؤسسة لا الفرد. حين تشترك مؤسستكم في ديوان تصبح هي صاحبة القرار في بيانات موظفيها: هي التي تقرّر من يُضاف ومن يُحذف وما الذي يُرفع، ونحن نعالج تلك البيانات نيابةً عنها وبتعليماتها. فإن كنتم موظفاً في مؤسسة تستعمل ديوان وأردتم حذف بياناتكم أو تصحيحها، فالمخاطَب الأول هو مؤسستكم، ونحن ننفّذ ما تطلبه.

ما الذي نجمعه

نجمع أربعة أنواع لا خامس لها اليوم:

بيانات الحساب: اسم الموظف وبريده الإلكتروني ودوره في المؤسسة ومنطقته الزمنية ولغة واجهته. وكلمة المرور تُخزَّن مجزّأة لا مشفَّرة — أي لا نستطيع قراءتها ولا استرجاعها، وأقصى ما نملكه إعادة ضبطها.
المحتوى الذي تُدخلونه أنتم: المهام والتعليقات والمساحات والمشاريع، والاجتماعات ومدعوّوها وسجلات الحضور، والمحاضر والقرارات وبنود العمل، وملفات الأرشيف وإصداراتها.
بيانات تشغيلية تلزم لعمل الخدمة: تفضيلات الإشعارات وساعات الصمت، وسجل قراءة الإشعارات، وعدّادات الاستهلاك مقابل حدود باقتكم.
سجلات الأمن: سجل تدقيق يقيّد الأفعال الحسّاسة. وفيه عنوان IP مبتوراً عمداً (يُصفَّر آخر مقطع من عنوان IPv4 وآخر ثمانين بتاً من IPv6) وبصمة مجزَّأة لمعرّف المتصفّح — أي ما يكفي للتحقيق في حادثة، ولا يكفي لتتبّع شخص.

ما الذي لا نجمعه

لا نطلب بيانات بطاقات ولا نخزّنها: لا توجد بوابة دفع في المنصّة أصلاً، والاشتراك يُدار بالتواصل المباشر معنا.

ولا كوكيز تتبّع ولا كوكيز طرف ثالث ولا أدوات تحليلات إعلانية. ما يوجد فعلاً كوكي جلسة واحد لا يعمل الدخول بدونه، ورمز حماية من تزوير الطلبات. أما تفضيل الوضع الداكن فيُحفظ في متصفّحكم وحده ولا يصل إلينا.

ولا نبيع بياناتكم ولا نؤجّرها ولا نستعملها في تدريب نماذج ذكاء اصطناعي — لا نحن ولا عبر مزوّدينا.

أين تُخزَّن بياناتكم

على خادم في فرانكفورت بألمانيا، لدى مزوّد الاستضافة Hostinger. نقولها صراحةً لأن الغموض في هذا السؤال بالذات هو ما يُفشل صفقة مؤسسية بعد توقيعها لا قبله.

فبياناتكم إذن ليست مخزَّنة داخل المملكة العربية السعودية ولا داخل أي دولة خليجية. ومن تُلزمه أنظمته بتوطين بياناته: ما نملكه له اليوم نصب مخصّص على خادم في الموقع الذي يشترطه، وهو ترتيب تعاقدي ننفّذه بالاتفاق، لا خيار في الواجهة ولا شيء يُفعَّل بضغطة.

ونسخنا الاحتياطية تُحفظ مشفّرة، ونذكر تفاصيلها في قسم الأمن أدناه.

لماذا نعالجها

لأربعة أغراض، وكل معالجة خارجها تحتاج سبباً جديداً نعلنه:

تشغيل الخدمة نفسها: عرض اجتماعاتكم ومهامكم وملفاتكم لمن له حق رؤيتها.
إبلاغكم: إشعارات داخل المنتج وبريد معاملات — إسناد مهمة، إشارة في تعليق، دعوة اجتماع، توزيع محضر، ملخّص صباحي. ولكم إطفاء ما تشاؤون منها من إعدادات الإشعارات.
الأمن ومنع الإساءة: سجل التدقيق، وتحديد معدّل الطلبات، وفحص الملفات المرفوعة.
التزاماتنا معكم: مطابقة استهلاككم مع حدود باقتكم، وتنبيهكم قبل بلوغ الحدّ لا بعده.

كم تبقى بياناتكم عندنا

ما دام حساب مؤسستكم قائماً تبقى بياناتكم. ونقولها بصراحة: لا توجد اليوم مهمة آلية تمحو بيانات مؤسسة بعد انتهاء اشتراكها. الحذف يقع بطلب منكم وننفّذه بأيدينا، ونؤكّده لكم كتابةً.

وحذف ملف من الأرشيف اليوم إخفاء لا محو: يختفي الملف من الواجهة ولا يعود قابلاً للتنزيل، وتبقى بايتاته قابلة للاسترجاع بأيدينا حتى تُمحى بطلب صريح. نقول هذا لأن «حذفت» التي تعني «أخفيت» هي بالضبط نوع الغموض الذي تمنعه هذه الصفحة.

وما يُقلَّم آلياً فعلاً اليوم: سجلات مهام الطوابير الفاشلة ودفعاتها بعد أربعة عشر يوماً.

أما جدول الاحتفاظ الكامل — تجميد تسعين يوماً ثم حذف بعد انتهاء الاشتراك، بإشعارات على ستين وثلاثين وسبعة أيام — فمكتوب في سياستنا الداخلية وغير منفَّذ بعد بمهمة مجدولة. وهو في قائمة «ما لم نبنِه بعد» أدناه.

من يصل إلى بياناتكم داخل مؤسستكم

الوصول محكوم بالأدوار والصلاحيات التي تضبطونها أنتم، والرفض عندنا يفشل مغلقاً: بلا حق صريح لا يُعرض شيء.

وعزل المؤسسات ليس شرطاً في استعلام يمكن نسيانه، بل سبع طبقات إنفاذ متتالية أدناها أن الاستعلام بلا سياق مؤسسة لا يُرجع صفّاً واحداً — لا كل الصفوف. وتحرسها اختبارات آلية تفشل البناء إن تسرّب صفّ واحد بين مؤسستين.

وصولنا نحن إلى بياناتكم

هذا أصعب سؤال يُطرح علينا، وهو أوضح ما في هذه الصفحة.

لا يملك أحد من فريقنا وصولاً قائماً إلى محتوى مؤسستكم. لا لوحة يفتحها موظف الدعم فيرى مهامكم، ولا استعلام جانبي. أي اطّلاع يحتاج جلسة دعم تُفتح ببوابة لها شروط مفروضة في الكود لا في سياسة مكتوبة:

مدّتها ستون دقيقة كحدّ أقصى، ولا تُمدَّد — لحظة انتهائها غير قابلة للتعديل بعد كتابتها مهما كان المستدعي، فالتمديد ممنوع بنيةً لا بانضباط.
ولا تُفتح بلا سبب مكتوب لا يقلّ عن عشرين حرفاً ورقم تذكرة دعم. والسبب والتذكرة يظهران لكم بنصّهما.
ويُخطَر بها كل مالكي المؤسسة فور فتحها، خارج ساعات الصمت وخارج تفضيلات كتم الإشعارات عمداً — فهذا إخطار أمني لا رسالة تسويقية.
وتظهر لكم كاملةً في شاشة «وصول الدعم» داخل إعدادات مؤسستكم: من اطّلع، ومتى، ولماذا، وبأي وضع، وكم بقي من مدّتها. ويستطيع المالك قطعها في أي لحظة بزرّ واحد.
وتستطيعون تفعيل إعداد «اشترط موافقتي قبل كل جلسة»، فلا يبدأ أي اطّلاع حتى يوافق عليه المالك بنفسه.
والكتابة في بياناتكم تحتاج موافقة المالك دائماً، سواء فعّلتم الإعداد أو لم تفعّلوه: من لم يفعّل الإعداد لم يوافق على أن نكتب في بياناته، إنما على أن نقرأها للدعم.
وفي وضع القراءة يُرفض كل طلب يغيّر شيئاً على مستوى الطلب نفسه — لا على مستوى شاشة أو شاشتين — ويُسجَّل الرفض.
وكل صفحة تُفتح داخل الجلسة تُسجَّل في سجل التدقيق.
ولا يملك موظفنا أكثر من جلسة فعّالة واحدة في الوقت نفسه، فلا تُفتح جلسات على عشر مؤسسات صباحاً وتُستعمل طوال اليوم.

من يعالج بياناتكم خارج بنيتنا

ثلاثة أطراف لا رابع، وهذا ما يصل إلى كلٍّ منها بالضبط:

الجهة	ما الذي يصلها	لماذا
Brevo	بريد المستلم واسمه، ومحتوى الرسالة نفسها — وقد يشمل عنوان اجتماع أو مهمة أو محضراً وزّعتموه.	إيصال بريد المعاملات: الدعوات والإشعارات وتوزيع المحضر والملخّص الصباحي.
Anthropic	نصّ المحضر الذي يرسله موظف من مؤسستكم بضغطة زرّ، ولا شيء غيره.	اقتراح بنود العمل الواردة في ذلك النصّ.
Google	بيانات الاجتماع الذي تنشئونه: عنوانه ووقته ومدعوّوه — وذلك حين تربط مؤسستكم تقويمها بنفسها.	إنشاء الحدث في تقويمكم ورابط الاجتماع المرئي. وهذا التكامل غير مفعّل اليوم، ولا يخرج شيء إلى Google قبل أن تربطوا تقويمكم بأنفسكم.
Hostinger	كل ما تُخزّنه المنصّة، بحكم أنه مزوّد الخادم الذي تعمل عليه.	استضافة الخادم في فرانكفورت بألمانيا.

ولا يخرج من بنيتنا إلى أي طرف: ملفات الأرشيف، ولا المهام والتعليقات، ولا سجل التدقيق، ولا كلمات المرور. ولا يخرج صوت لأن التفريغ الصوتي غير مبنيّ أصلاً.

الاستخراج بالذكاء الاصطناعي

في شاشة المحضر زرٌّ يستخرج بنود العمل من نصّ المحضر. وما يجري عند ضغطه بالضبط: يُرسَل نصّ المحضر الذي كتبتموه أو رفعتموه أنتم إلى Anthropic، ويعود بقائمة بنود مقترحة.

ولا يحدث هذا تلقائياً. لا نمرّ على محاضركم ولا نعالجها في الخلفية: النصّ لا يغادر إلا بضغطة زرّ صريحة من موظف في مؤسستكم على محضر بعينه.

ولا يخرج صوت: ميزة تفريغ التسجيلات غير مبنيّة عندنا، فلا صوت يُرسَل إلى أي جهة.

وكل بند يعود من الاستخراج يحمل اقتباساً حرفياً من نصّكم يبرّره، ولا يصبح مهمة إلا بعد أن يعتمده إنسان من مؤسستكم. الاقتراح الذي لا يقابله نصّ في محضركم يُسقط قبل أن يُعرض.

ما الذي يحمي بياناتكم فعلاً اليوم

كل بند تحت هذا العنوان مبنيّ ويعمل الآن، ونستطيع عرضه عليكم:

كل الاتصال بالمنصّة عبر HTTPS، ومع ترويسة تُلزم المتصفّح بألّا يتّصل بنا إلا مشفَّراً.
كل ملف يُرفع إلى الأرشيف يُفحص ضدّ البرمجيات الخبيثة قبل إتاحته. والملف غير المفحوص لا يُنزَّل إطلاقاً — لا لصاحبه ولا لغيره — ولا تصل بايتاته إلى القرص الذي تُقرأ منه الملفات أصلاً. وبيئة لم يُضبط فيها فاحص ترفض الرفع كلّه بدل أن تقبله وتفحصه لاحقاً.
سجل تدقيق مبنيّ كسلسلة تجزئة: كل سطر يحمل بصمة ما قبله، فحذف سطر من المنتصف أو تعديله يكسر السلسلة ويظهر. ولا يمنع هذا الحذف بل يكشفه، وهو ما يمكن ضمانه من داخل التطبيق. ويُسأل عن سلامته أمر مجدول يعمل يومياً.
كلمات المرور مخزَّنة مجزّأة، ولا نستطيع قراءتها.
نسخ احتياطية يومية مشفّرة بـGPG، والمفتاح الخاص ليس على الخادم — فمن يستولي على الخادم لا يفكّ النسخ. واستعادة النسخ اختُبرت فعلياً بتاريخ 6 أغسطس 2026، لا سياسةً على ورق.
التطبيق نفسه معزول على الخادم بمستخدم نظام مستقلّ ومعالج PHP خاصّ به وقاعدة بيانات لا يملك غيره صلاحية عليها.

ما لم نبنِه بعد — ونقوله بدل أن نسكت عنه

من السهل أن تُكتب هذه البنود بصيغة الحاضر فلا ينتبه أحد قبل التوقيع. لكنّ ادّعاءً واحداً مكشوفاً يُسقط الثقة في القائمة كلها، ولذلك هي هنا:

لم نخضع لمراجعة أمنية مستقلة ولا لاختبار اختراق خارجي حتى اليوم. ولا نحمل شهادة ISO 27001 ولا تقرير SOC 2، ولا ندّعي «الامتثال» لأي إطار — فالامتثال ليس حالة يُعلنها الطرف نفسه.
ملفات الأرشيف ليست مشفّرة عند التخزين بمفتاح خاص بكل مؤسسة. هذه قاعدة مكتوبة في سياستنا الداخلية ولم تُنفَّذ بعد، فلا نقول «بياناتكم مشفّرة بمفتاحكم».
المصادقة الثنائية غير متاحة لموظفي المؤسسات. هي مبنيّة وإلزامية لمشرفي المنصّة عندنا وحدهم.
استعادة كلمة المرور ذاتياً غير مبنيّة، وكذلك شاشة الأجهزة النشطة وإنهاء الجلسات الأخرى، وانتهاء الجلسة المطلق بعد مدّة ثابتة.
تصدير بياناتكم بضغطة واحدة ذاتية الخدمة غير مبنيّ. التصدير اليوم يتمّ بطلب منكم وننفّذه بأيدينا.
الحذف النهائي الذاتي غير مبنيّ كذلك، ويتمّ بالطلب كما شرحنا في قسم الاحتفاظ.
ولا نلتزم اليوم باتفاقية مستوى خدمة ولا نعد بنسبة توفّر — أي التزام من هذا النوع يوضع في العقد المؤسسي مكتوباً.

حقوق مؤسستكم

لكم أن تطلبوا: نسخة من بياناتكم، وتصحيح ما هو خاطئ منها، وحذف ما تريدون حذفه، ومعرفة من اطّلع على ماذا.

وبما أن هذه الطلبات ليست ذاتية الخدمة بعد، فطريقها اليوم رسالة إلى بريد التواصل أدناه من مالك المؤسسة أو من يفوّضه. نردّ خلال ثلاثين يوماً كحدّ أقصى، ونؤكّد التنفيذ كتابةً.

ولن نطلب منكم رسماً مقابل ممارسة أيٍّ من هذه الحقوق.

إن وقعت حادثة

إن تأكّد لدينا وصول غير مصرَّح به إلى بياناتكم، نُخطر مالكي المؤسسة خلال اثنتين وسبعين ساعة من تأكيد الحادثة، بما نعرفه عنها وما لا نعرفه بعد وما نفعله حيالها. ولا نصمت انتظاراً لاكتمال الصورة.

القاصرون

ديوان أداة عمل مؤسسي وليس موجّهاً لمن هم دون الثامنة عشرة، ولا نجمع بياناتهم قصداً. وإن تبيّن لنا خلاف ذلك حذفنا الحساب وبياناته.

تغييرات على هذه الصفحة

حين نغيّر شيئاً جوهرياً — معالجاً خارجياً جديداً، أو موقع تخزين مختلفاً، أو غرضاً جديداً للمعالجة — نُخطر مالكي المؤسسات بالبريد قبل سريان التغيير بثلاثين يوماً، ونحدّث تاريخ آخر تحديث أعلى هذه الصفحة.

كيف تتواصلون معنا

لأي سؤال أو طلب يتعلّق بالخصوصية أو بالبيانات، راسلونا على البريد أدناه. ومن يريد أن يرى الإثبات لا الوصف: اطلبوا، ونعرض.

info@diwan.im